PENGERTIAN FILING SYSTEM
Kearsipan adalah semua kegiatan
pengurusan arsip dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filing)
dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan,
pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip
(pemindahan,pemusnahan,penyerahan
Filing system adalah suatu
rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk
penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali
dengan cepat dan tepat.
1. TUJUAN FILING SYSTEM
a. MENGHEMAT
WAKTU
Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan
penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang
waktu.
b. MENGHEMAT BIAYA
Dalam kegiatan penyimpanan (filling)
dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menimbulkan
tenaga sehingga dapat menghemat biaya.
c. MENGHEMAT TEMPAT
Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak
membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip
yang disimpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.
2.
CIRI-CIRI FILING SISTEM YANG BAIK
Tidak memakan tempat : letaknya
dibuat seefektif dan seefisien mungkin
Sederhana dan praktis :
mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit
Mudah dicapai :
penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai
Ekonomis : tidak
berlebihan dalam pengeluaran biaya,perlengkapan,tenaga,dan cara
pengeluarannya
Cocok dan tepat guna :disesuaikan dengan tujuan dan
kepentingan
Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan
kerja dan mudah dilaksanakan
Klasifikasi khusus
Aman : bebas
dari kerusakan karena penyimpanan
3. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN
Filing cabinet
Filing cabinet yaitu lemari untuk
menyimpan arsip. Macam-macam filing cabinet:
lateral filing
cabinet : yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas
untuk menyimpan arsip
Drawer type filing cabinet : yaitu lemari
arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk
Guide
Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal
dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi
sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada
dibelakangnya.
Guide besar berukuran 36x25 cm. guide ini biasanya
dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio
Guide kecil berukuran 16x11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu
yang berukuran 15x10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar
pengantar.
Folder
Folder adalah map berupa lipatan karton
atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan
dibelakang guide. Ada empat macam folder, yaitu :
Brief order,
yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal didalamnya terdapat
penjepit arsip.
Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat
dari kertas tebal atau plastik.
Snelhecker yaitu map yang terbuat
dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit
Hangging map yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang
filing cabinet.
Rak sortir
Rak sortir yaitu rak yang berguna
untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan
atau disimpan ke dalam folder masing-masing.
Kartu indeks
Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15x10 cm yang didalamnya memuat
data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu
untuk memudahkan penemuan kembali arsip
Laci kartu indeks
Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai
dengan urutan abjad.
4. MACAM-MACAM FILLING SYSTEM
a) Sistem
abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan
berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z.
Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari
nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan
yang sudah di indeks
b) Sistem masalah
Sistem masalah adalah
sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok
permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan.
c) Sistem
wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan
berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada
daerah/kota/negara atau alamat surat
d) Sistem tanggal
Sistem
tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan
urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun
penerimaan/pencatatan surat/dokumen.
e) Sistem nomor
Sistem
nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan
nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :
Filing Sistem Nomor
Dewey
Filing Sistem Nomor Terminal Digit
http://arsandyristha.blogspot.com/
